Arşivleme, Hepofis Blog, Ofis

Ofislerde dosyalama ve arşivleme yöntemleri

Ofislerde Dosyalama ve Arşivleme Yöntemleri

Belge: Yürütülen faaliyetler sonucunda oluşan ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş materyaldir. Her kurumda ve ofiste iş döngüsü içerisinde günlük olarak onlarca belge üretilmektedir. Belgelerin bazıları geçici olup iş bitinceye kadar bir değer ifade eder. Büyük bir kısmı da süreklidir ve geçmişte olup bitenler hakkında fikir vererek yeni sorunların çözümünde yardımcı olurlar. İş hayatındaki başarıda, çok dikkatle ve doğru olarak tutulmuş, düzenli bir şekilde saklanmış olan kayıtların sınıflandırılması ve değerlendirilmesi önemlidir. Bu sınıflandırma genelde dosyalama yapılarak sağlanmaktadır. Bu dosyalama işlemi birçok şekilde yapılabilmektedir.

Alfabetik Dosyalama Sistemi

Adından da anlaşılabileceği gibi dosyalara A ile Z harfleri aralığında harf değerleri verilerek gruplandırmalar yapılır. Alfabetik dosyalama sistemi, kolay uygulanır ve kolay anlaşılır olması sebebi ile en çok tercih edilen tekniklerden biridir.

Konu Adlarına Göre Dosyalama Sistemi

Bu dosyalama sisteminde her dosya bir konuyu kapsar ve konular belirlendikten sonra bu konu isimlerine göre dosyalama işlemi yapılabilir. Belirli konular tespit edildikten sonra ana dosyalar içerisinde yaşanabilecek sorunların önüne geçmek için, alt dosyalarda yine alfabetik sistem uygulaması yapılabilir. Böylelikle aranılan dosyaya daha hızlı şekilde ulaşılabilir.

Numaralı Dosyalama Sistemi

Alfabetik dosyalama sisteminde olduğu gibi dosyalama sisteminizi kurarken, harf sel ibareler yerine rakamsal ibarelerde kullanabilirsiniz. Nasıl alfabetik sıralamada harf sel değerler kullanılıyor ise numaralı dosya sisteminde de 0 – sonsuz değer seçimi gerçekleştirilebilir. Alfabetik dosyalama sistemine göre biraz daha karmaşık yapıda olsa da geniş değer verme seçeneği ile çok fazla dosyası bulunan kurum ve ofisler tarafından kullanılan bir sistemdir.

Alfa Numerik Dosyalama Sistemi

Dosyalama tekniklerinde en çok kullanılan tekniktir. Hem harflerin hem de rakamların kullanıldığı bu sistem içerisinde, dosyalarınıza hem daha hızlı ulaşabilir hem de daha özel dosyalama işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. Alfabetik ve numaralı dosyalama sistemlerine göre biraz daha karmaşık bir sistemdir. Ancak belirli bir düzen oluşturulduktan sonra çok daha etkili sonuçlar alınabilir. Bu sistemi ilk defa kullanacak kişiler için başlangıç aşamasında zorluklar meydana gelebilir. Ancak uzun vadede en etkili çözüm olduğunu söyleyebiliriz.

Dosyalama Araçları

• Askılı Dosyalar
• Çıtçıtlı Dosyalar
• Fermuarlı Dosyalar
• Klasörler
• Kutu Dosyalar
• Lastikli Dosyalar
• Poşet Dosyalar
• Resim Albümü
• Seperatör
• Sıkıştırmalı Dosyalar
• Sunum Dosyaları
• Telli Dosyalar
• Yaylı Dosyalar

Dosyalamanın Amacı ve Kurum Açısından Önemi

• Ofisin düzenli görünmesi
• Zamandan tasarruf sağlayarak istenilen dosyaya kısa sürede ulaşılması
• Güvenli bir biçimde iş akışı sağlanması

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir